Migrer ses données d'un SaaS vers son outil, étape par étape

C'est la crainte numéro un : « et mes données, elles passent comment ? ». Voici le déroulé d'une reprise de données, ce que je fais, ce que vous faites, et les garde-fous qui évitent de tout casser.

Étape 1 : faire l'inventaire

Avant de toucher à quoi que ce soit, on liste ce qui existe réellement : contacts, entreprises, affaires, tickets, devis, pièces jointes, historique d'échanges. Pour chaque type de données, on décide :

• ce qu'on reprend : ce qui a une valeur aujourd'hui ;
• ce qu'on archive : l'historique ancien qu'on garde en lecture, sans l'encombrer dans l'outil du quotidien ;
• ce qu'on laisse : les doublons, les fiches vides, les comptes d'anciens collaborateurs.

C'est aussi le bon moment pour se demander quels champs vous remplissez vraiment. Une grande partie de ce que contient un SaaS généraliste ne sert jamais.

Étape 2 : exporter depuis l'ancien outil

La plupart des SaaS proposent un export en CSV ou via une API. C'est vous qui disposez des droits d'administrateur, donc c'est vous qui lancez l'export, sur la base d'une liste que je vous fournis. Deux limites à connaître :

• certains outils n'exportent pas tout (les pièces jointes, l'historique des e-mails, les commentaires) : on le repère dès l'inventaire, pas à la fin ;
• l'export est une photographie à un instant donné : il faudra le refaire juste avant la bascule pour récupérer les dernières modifications.

Étape 3 : nettoyer et faire correspondre

Les données d'un SaaS accumulent des années d'habitudes : doublons, majuscules fantaisistes, numéros de téléphone dans dix formats, statuts qui ne veulent plus rien dire. On les met en ordre avant l'import, pas après.

Ce tableau de correspondance, on le valide ensemble. C'est lui qui garantit qu'une donnée atterrit au bon endroit.

Étape 4 : un import à blanc

Le premier import ne se fait jamais sur les vraies données du quotidien. Je charge vos exports dans une instance de test, avec les règles de dédoublonnage et de contrôle du format (par exemple le SIREN pour les entreprises). Chaque ligne refusée est comptée et expliquée : on ne perd pas de données en silence.

• un rapport d'import indique combien de fiches sont créées, mises à jour ou ignorées, et pourquoi ;
• on corrige les sources ou les règles, puis on recommence jusqu'à ce que le résultat soit propre ;
• l'import est rejouable : le relancer ne crée pas de doublons.

Étape 5 : vérifier ensemble

Je ne peux pas savoir à votre place si une fiche est juste. On contrôle donc par échantillon et par totaux :

• les totaux : nombre de contacts, de clients, de tickets ouverts, montant des devis en cours, comparés entre les deux outils ;
• des fiches témoins : vous ouvrez dix dossiers que vous connaissez par cœur et vous vérifiez que tout y est ;
• les cas particuliers : le client avec trois sites, celui avec un avoir, celui dont le nom comporte des accents.

Étape 6 : faire tourner les deux en parallèle

C'est la phase de deux semaines décrite dans le déroulé d'un projet. Vos équipes utilisent le nouvel outil sur vos vraies données, pendant que l'ancien reste disponible en secours. Vous comparez, je corrige.

• les écarts remontés pendant cette période sont traités en priorité ;
• on mesure ce qui manque réellement, plutôt que ce qu'on imaginait manquer ;
• personne n'est obligé de basculer d'un coup : on peut commencer par une équipe.

Étape 7 : la bascule

Le jour J, il y a peu de choses à faire, parce que tout a déjà été répété :

1. Gel de l'ancien outil. On arrête d'y saisir, pour qu'aucune donnée nouvelle ne soit perdue.
2. Dernier export, dernier import. Seules les modifications récentes sont reprises, avec la procédure déjà validée.
3. Contrôle final. Les totaux sont comparés une dernière fois.
4. Mise en service. L'équipe travaille dans le nouvel outil. Les accès et la formation sont remis.

Étape 8 : conserver, puis résilier

• On conserve un export complet de l'ancien outil, au cas où une question remonte plus tard.
• On résilie l'abonnement une fois la livraison validée, en respectant votre préavis : la date est préparée pour ne pas payer un mois de trop.
• On sauvegarde le nouvel outil dès le premier jour, avec une copie chiffrée hors du serveur (voir la stack technique).

Ce qui peut compliquer les choses

• Un export incomplet. Certains éditeurs limitent ce qu'on peut sortir. On le sait avant de signer, pas après.
• Des données de mauvaise qualité. Plus il y a de doublons et de champs vides, plus le nettoyage prend de temps. C'est un facteur de complexité du devis.
• Plusieurs sources. Un CRM, plus des feuilles Excel, plus une boîte mail partagée : le travail de rapprochement est plus long.
• Des données soumises au RGPD. On ne reprend que ce que vous avez le droit de conserver, et on ne transfère rien hors de l'hébergement choisi.